Elektroniczny obieg dokumentów w firmie
Spis treści:
Problem z dokumentami w firmie
Przygotowywanie dokumentacji i zarządzanie nią to element funkcjonowania każdej firmy. Nie da się z niego zrezygnować, ale można go usprawnić, uprościć i podjąć działania dla wyeliminowania błędów, które są nieodzowne w przypadku ręcznego wypełniania dokumentów.
Służy temu elektroniczny obieg dokumentów.
Kto decyduje się na elektroniczny obieg dokumentów?
Z roku na rok coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Zaletą takiego systemu jest możliwość dopasowania go do potrzeb i wymagań firmy, która decyduje się na oprogramowanie. Nie ma jednej zasady działania, którą się stosuje. Dlatego ważna jest wcześniejsza analiza przedwdrożeniowa pozwalająca określić obieg dokumentu.
Na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów decydują się firmy z różnych branż, bo nie jest to usługa „skrojona” pod konkretny sektor – znajdzie zastosowanie i w firmach budowlanych, i w kancelarii prawnej, ale też w handlu. Pracownicy sklepów z ulgą przyjmą fakt, że nie muszą wpinać faktur i dokumentów do segregatorów i drżeć na myśl o tym, że gdy przyjdzie kontrola, zabraknie jakiegoś szczególnie istotnego dokumentu podatkowego.
Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów
Elektroniczny obieg dokumentów pozwala na zebranie w jednym miejscu setek dokumentów dotyczących towarów, usług i klientów, rozliczeń, faktur oraz korespondencji urzędowej. Takie narzędzia oszczędzają czas pracowników, automatyzują pracę i zwiększają tempo przekazywania informacji. Osoby uprawnione mogą w każdej chwili zalogować się do systemu i znaleźć potrzebny dokument. Nie można podejmować dobrych decyzji przy braku całościowej wiedzy o procesach w firmie. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to inwestycja, która się zwróci.
Przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek archiwizowania dokumentów. Generuje to koszty: mówimy o setkach stron, które muszą być przechowywane w suchym miejscu, w którym nie będą na nie wpływały żadne szkodliwe czynniki, np. światło słoneczne. Każdy dokument w formie papierowej narażony jest zatem na ryzyko utraty lub zniszczenia. Może się też zdarzyć, że ktoś przeoczy ważną umowę lub fakturę. Szkody, jakie w rezultacie mogą powstać, często są trudne do naprawienia (wypowiedzenie współpracy przez klienta, kara umowna, wpis do KRD i wiele innych). Elektroniczny obieg dokumentów minimalizuje takie ryzyko, bo wszystkie dokumenty są dobrze opisane i łatwo jest znaleźć je w ułamku sekundy.
Zobacz także: Wady i zalety księgowości online
Dlaczego warto zdecydować się na digitalizację obiegu dokumentów w sklepie
Dzięki digitalizacji dokumentów właściciel, franczyzobiorca czy osoba odpowiadająca za księgowość (lub każda inna, która otrzyma uprawnienia), będzie miała dostęp do wszystkich informacji oraz dokumentów dotyczących klientów, realizowanych projektów, zakupionych urządzeń itp.
Digitalizacja oznacza ponadto:
- zmniejszenie kosztów operacyjnych (drukowanie i przechowywanie papieru powoduje konieczność zakupu nie tylko papieru, ale i sprzętu, np. drukarek, tuszu, segregatorów. Drugą kwestią są koszty magazynowania)
- usprawnienie pracy w sklepie,
- optymalizację przepływu informacji,
- mniej papieru – ważne ze względu na ochronę środowiska,
- monitorowanie procesów na każdym etapie.
Zobacz także: Płatności bezgotówkowe – nowoczesne narzędzie przedsiębiorcy
Etapy wdrażania elektronicznego obiegu dokumentów
Każda z firm, które wdrażają system do elektronicznego obiegu dokumentów, ma swoje procedury. Można jednak wskazać kilka wspólnych etapów:
- Wdrożenie poprzedzone jest analizą i rozmowami z klientem. Czas trwania tego etapu i poziom złożoności zależą od wielkości firmy i budżetu, jaki chce przeznaczyć na zaprojektowanie i wdrożenie systemu;
- w zależności od potrzeb i budżetu, klient wybierze gotowy system obiegu dokumentów (wersja tańsza i szybsza w realizacji) albo zamówi produkt skrojony według indywidualnych potrzeb (wariant droższy). Warto mieć na uwadze, że przy pierwszym wariancie może zostać ograniczona możliwość wprowadzania zmian w projekcie na późniejszych etapach;
- gdy firma projektujący elektroniczny obieg dokumentów zbierze wszystkie informacje o potrzebach klienta i specyfice jego działania, przystępuje do pracy. W razie wątpliwości konsultuje się z osobą wskazaną przez klienta. Osoba ta na bieżąco ocenia przedłożone propozycje, wnosi poprawki i sugeruje rozwiązania;
- gdy system zostanie już zaprojektowany, następuje wdrożenie. Kiedy komputery pracowników (wszystkich bądź wybranych, w zależności od ustaleń z klientem) są wyposażone w system, firma wdrażająca szkoli pracowników z zasady obsługi dokumentów;
- część firm oferuje wsparcie powdrożeniowe, które obejmuje reakcję na problemy pojawiające się w trakcie korzystania z systemu. Pewne potrzeby i oczekiwania użytkowników wychodzą dopiero po tym, jak faktycznie zaczną oni korzystać z systemu. Umowa może przewidywać, że w ramach rękojmi firma wdrażająca bezpłatnie wprowadzi określoną liczbę zmian, ale bardziej prawdopodobne wydaje się, że za ich przeprowadzenie trzeba będzie zapłacić.
Podsumowanie
Jak widać, nowoczesne rozwiązania z obszaru digitalizacji i automatyzacji procesów umożliwiają optymalizację kosztów oraz wspierają firmy na drodze cyfrowej transformacji. Zmiana dokumentów papierowych na elektroniczne i automatyzacja ich obiegu to istotny element podnoszenia efektywności działania firmy.
Usprawnienie procesów biznesowych ostatecznie przełoży się na jakość obsługi klientów końcowych i kontrahentów, ale też zadowolenie pracowników i odciążenie ich w codziennej pracy „papierkowej”.
Patrząc na to przez ten pryzmat, nie ma wątpliwości, że choć wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to wydatek, to jednak po pewnym czasie się zwróci.
